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會議室管理

臺北市市政大樓統一調度會議室及多功能空間申請借用公告事項

 

中華民國109年5月11日修正公告

一、管理機關:
       臺北市市政大樓公共事務管理中心,聯絡電話:1999(外縣市請撥02-27208889)轉8679(事務管理組)。
二、適用範圍:(詳如附表1)
  1. 市政大樓統一調度會議室(以下簡稱會議室)。
  2. 市政大樓地下1樓多功能空間(以下簡稱多功能空間)。
三、使用用途:
  1. 會議室以提供本府各機關學校召開會議或經管理機關核准之公務活動為限。
  2. 多功能空間以提供本府各機關學校辦理政令宣導、公益、文化、社教等50人以上之大型會議、發表會及記者會或本府各機關學校洽請本市政大樓員工餐廳辦理之餐會為限。但經專簽市長核准舉辦之活動,得不受人數限制。
  3. 前揭相關活動均不得涉及總統、副總統、中央及地方公職人員選舉競選活動及政黨黨務活動。

四、申請方式:

  1. 使用權限
    • 一般借用權限:臺北市政府(以下簡稱本府)所屬員工。
    • 特別借用權限:部分會議室及多功能空間需具有特別借用權限,特別借用權限應由各機關向管理機關提出書面申請(附表2),各機關之申請人以每科(組)室1人;如遇人員替換,應向管理機關申請變更。
  2. 借用會議室及多功能空間,應使用本府「員工愛上網/行政作業/會議室管理系統」進行線上申請作業,採先登記先核准原則,經系統自動核准後如期使用;開放申請時間,以管理機關於會議室管理系統建檔之開放時間為準。
  3. 多功能空間以提供經專簽市長核准舉辦之活動或府級活動優先使用。
  4. 召開之會議如需由上級機關(或向出席人員調查)確認會議時間而事先預約申請會議室時段,單一案件申請會議室以不超過3個時段為原則;如經確認會議時間,應立即取消其他申請時段。
  5. 各機關登記核准使用會議室及多功能空間,如經查核違反使用用途之規定,經管理機關通知借用機關後,得逕行註銷核准使用。
五、使用應注意事項:
  1. 使用會議室前,請攜帶員工識別證至北區低層棟2樓管理中心借用會議設備操作器材及會議室鑰匙,使用後應立即歸還及清潔場地,並會同管理中心人員共同檢視場地各項設施。
  2. 使用多功能空間,應洽管理機關人員點交場地及進行設備器材教育訓練,使用後應立即歸還及清潔場地,並會同管理機關人員共同檢視場地各項設施。
  3. 使用設備器材,除管理機關提供之項目外,其餘物品應自備。使用完畢後,應將借用物品如數歸還並恢復原狀;其有短少或損壞,應予補足或照價賠償。
  4. 所攜帶之物品應自行保管,管理機關不負保管之責。
  5. 不得使用火把、爆竹或其他危險物品。
  6. 使用機關需在場地內外張貼(懸掛)海報、搭建台架及電器等設備時,應先經管理機關許可後,始可於指定地點搭建,活動結束後應立即回復原狀。
  7. 使用機關不得私自拆除或拔除設備線路、擅自開啟機櫃操作或調整投影設備位置(如投影機角度、焦距)及環控連線設定,以避免造成設備及系統故障,影響會議室之使用。如因上述使用不當造成設備無法正常運作或損壞,由使用機關負擔維修費用。
  8. 部分會議室(N201、N202、N206、N214、N215)設有會議錄影音設備,使用機關如有錄影音需求,請於會議前通知管理機關,並自備存取設備交由管理人員下載。
六、違規紀錄處理方式:
  1. 申請時間經核准後,應按核准時間如期使用本場地,如有使用時間異動或取消情形,應立即修正;如未於申請使用日期1日前取消,違規情形於系統登載違規紀錄1次。
  2. 違反本公告事項第3點使用用途規定者,違規情形將於系統登載違規紀錄4次。
  3. 違反本公告事項第4點第4款預約規定者,違規情形將於系統登載違規紀錄1次。
  4. 違反本公告事項第5點第1及2款點交規定者,違規情形將於系統登載違規紀錄3次。
  5. 違反本公告事項第5點第3款場地復原規定者,違規情形將於系統登載違規紀錄1次。
  6. 違反本公告事項第5點第5款場地安全規定者,違規情形將於系統登載違規紀錄3次。
  7. 違反本公告事項第5點第6款場地使用規定者,違規情形將於系統登載違規紀錄2次。
  8. 違反本公告事項第5點第7款設備使用規定者,違規情形將於系統登載違規紀錄3次。
  9. 每月違規紀錄超過3次,處以違規機關停止借用權限7日(含假日)之處置;半年內違規紀錄超過9次,處以違規機關停止借用權限7日(含假日)之處置。
  10. 管理機關每月統計會議室違規紀錄,函送違規機關檢討改進,並提報本府主秘會報會議。