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會議室管理

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臺北市市政大樓統一調度會議室申請借用公告事項

 

1061221日修正公告

 

一、       管理機關:

 

臺北市市政大樓公共事務管理中心,聯絡電話:1999(外縣市請撥02-27208889)轉8679(事務管理組)。

 

二、       適用範圍:

 

臺北市市政大樓統一調度會議室一覽表(附表1

 

三、       申請方式:

 

(一)          一般借用權限:臺北市政府(以下簡稱本府)所屬員工。

 

特別借用權限:部分會議室需具有特別借用權限,特別借用權限應由各機關向管理機關提出書面申請(附表2),各機關之申請人以每科(組)室1人;如遇人員替換,應向管理機關申請變更。

 

(二)          借用會議室應使用本府員工愛上網之會議室管理系統進行線上申請作業,採先登記先核准原則,經系統自動核准後如期使用;開放申請時間,以管理機關於會議室管理系統建檔之開放時間為準。

 

(三)          召開之會議如需由上級機關(或向出席人員調查)確認會議時間而事先預約申請會議室時段,單一案件申請會議室以不超過3個時段為原則;如經確認會議時間,應立即取消其他申請時段。

 

四、       使用應注意事項:

 

(一)          使用場地前,應知會管理機關(或代管理機關)管理人員借用會議設備操作器材及會議室鑰匙,使用後應立即歸還及清潔場地,並會同管理人員共同檢視場地各項設施。

 

(二)          使用設備器材,除管理機關提供之項目外,其餘物品應自備。使用完畢後,應如數歸還及回復原狀;其有短少或損壞,應予補足或照價賠償。

 

(三)          所攜帶之物品應自行保管,管理機關不負保管之責。

 

(四)          不得使用火把、爆竹或其他危險物品。

 

(五)          使用機關需在場地內外張貼(懸掛)海報、搭建台架及電器等設備時,應先經管理機關許可後,始可於指定地點搭建,活動結束後應立即回復原狀。

 

(六)          使用機關不得擅自開啟機櫃操作或調整投影設備位置(如投影機角度、焦距)及環控連線設定,以避免造成系統故障,影響會議室之使用。如因此造成設備無法正常運作或損壞,由使用機關負擔維修費用。

 

(七)          部分會議室(N201N202N206N214N215)設有會議錄影音設備,使用機關如有錄影音需求,請於會議前通知管理機關,並自備存取設備交由管理人員下載。

 

五、       違規紀錄處理方式:

 

(一)          申請時間經核准後,應按核准時間如期使用本場地,如有使用時間異動或取消情形,應立即修正;如未於申請使用日期1日前取消,違規情形於系統登載違規紀錄。

 

(二)          違反申請規定及使用應注意事項,經管理機關勸導仍未改善,違規情形將於系統登載違規紀錄。

 

(三)          管理機關每月統計會議室違規紀錄,函送違規機關檢討改進,並提報本府主秘會報會議。

 

(四)          每月違規紀錄超過3件,處以違規機關停止借用權限7日(含假日)之處置。