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會議室管理

會議室管理

臺北市市政大樓統一調度會議室申請借用公告事項

10691日修正公告

一、  管理機關:

臺北市市政大樓公共事務管理中心,聯絡電話:1999(外縣市請撥02-27208889)轉8679(事務管理組)。

二、  適用範圍:

臺北市市政大樓統一調度會議室一覽表(附表1

三、  申請方式:

(一)  統一調度會議室借用權限,由各機關向管理機關申請「統一調度會議室申請人」權限(附表2),各機關之申請人以3人為原則;如遇人員替換,應向管理機關申請變更。

(二)  申請人應使用本府員工愛上網之會議室管理系統進行線上申請作業,採先登記先核准原則,經系統自動核准後如期使用;開放申請時間,以管理機關於會議室管理系統建檔之開放時間為準。

(三)  召開之會議如需由上級機關(或向出席人員調查)確認會議時間而事先預約申請會議室時段,單一案件申請會議室以不超過3個時段為原則;如經確認會議時間,應立即取消其他申請時段。

四、  使用應注意事項:

(一)  使用場地前,應知會管理機關(或代管理機關)管理人員借用會議設備操作器材及會議室鑰匙,使用後應立即歸還及清潔場地,並會同管理人員共同檢視場地各項設施。

(二)  使用設備器材,除管理機關提供之項目外,其餘物品應自備。使用完畢後,應如數歸還及回復原狀;其有短少或損壞,應予補足或照價賠償。

(三)  所攜帶之物品應自行保管,管理機關不負保管之責。

(四)  不得使用火把、爆竹或其他危險物品。

(五)  使用機關需在場地內外張貼(懸掛)海報、搭建台架及電器等設備時,應先經管理機關許可後,始可於指定地點搭建,活動結束後應立即回復原狀。

(六)  使用機關不得擅自開啟機櫃操作或調整投影設備位置(如投影機角度、焦距)及環控連線設定,以避免造成系統故障,影響會議室之使用。如因此造成設備無法正常運作或損壞,由使用機關負擔維修費用。

(七)  部分會議室(N201N202N206N214N215)設有會議錄影音設備,使用機關如有錄影音需求,請於會議前通知管理機關,並自備存取設備交由管理人員下載。

五、  違規紀錄處理方式:

(一)  申請時間經核准後,應按核准時間如期使用本場地,如有使用時間異動或取消情形,應立即修正;如未於申請使用日期3日前取消,違規情形於系統登載違規紀錄。

(二)  違反申請規定及使用應注意事項,經管理機關勸導仍未改善,違規情形將於系統登載違規紀錄。

(三)  管理機關每月統計會議室違規紀錄,函送違規機關檢討改進,並提報本府主秘會報會議。

(四)  每季違規紀錄累計超過10件,處以違規機關「統一調度會議室申請人」權限減至2人之處置,處置期間以1個月為原則。

附件下載

  • 附表1、臺北市市政大樓統一調度會議室一覽表附表1、臺北市市政大樓統一調度會議室一覽表, PDF檔案下載, 另開視窗.
  • 附表2、臺北市市政大樓「統一調度會議室申請人」權限申請表附表2、臺北市市政大樓「統一調度會議室申請人」權限申請表, PDF檔案下載, 另開視窗.
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  • 資料更新: 2017/8/31 14:16
  • 資料檢視: 2017/8/31 14:16

  • 資料維護: 臺北市市政大樓公共事務管理中心